会议系统不仅仅节省了人力，同时还提高了会议效率，实际工作中，经常会有预订了8个小时，实际开会只有2个小时的情况，或者预订了会议室又不到现场的情况，这些都需要软件结合硬件的方式来解决。通过整套系统的实施，工作效率也会提高，这种管理系统可以提高工作生产各方面效率，对于企业来说，时间就是金钱，生产效率提高了，那么就可以节省许多成本。也会减少很多不必要的资源浪费。
会议室预约管理系统，用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况，并能预约处于空闲状态的会议室，同时邮件通知参会人员，而召开的会议信息将同时显示在大屏幕和会议室门口的小屏幕上。提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。
会议室预定系统利用网络对企业内部的所有会议室资源进行统一管理，实现办公资源集中管理，其中涉及的领域比较广泛，比如会议室使用情况，时间安排，人员安排，消息推i送，人脸识别，会议签到，设备安排，会议结束后统计以及会议进程显示等到，以及各种信息收集与分析减少工作中的管理杂乱情况等等。