会议系统不仅仅节省了人力，同时还提高了会议效率，实际工作中，经常会有预订了8个小时，实际开会只有2个小时的情况，或者预订了会议室又不到现场的情况，这些都需要软件结合硬件的方式来解决。通过整套系统的实施，工作效率也会提高，这种管理系统可以提高工作生产各方面效率，对于企业来说，时间就是金钱，生产效率提高了，那么就可以节省许多成本。也会减少很多不必要的资源浪费。
会议室预定系统可以搜***议室使用情况，当会议室使用不均匀，存在浪费资源或者过度占用，以及设备不到位情况时，通过该系统都可以进行合理优化，发送信息通知相关人员，zui大可能地提高工作效率。利用会议室预约系统，可以方便与人员沟通，提高工作效率，更好地组织会议，也可以更全i面地掌握会议的情况，就比如会议场地、参会人员等信息。
会议室预约管理系统，用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况，并能预约处于空闲状态的会议室，同时邮件通知参会人员，而召开的会议信息将同时显示在大屏幕和会议室门口的小屏幕上。提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。