会议室预定系统利用网络对用户展开一系列的辅助，其中涉及的领域比较广泛，比如会议室使用情况，时间安排，人员安排，设备安排以及会议显示，以及各种信息收集与分析减少工作中的管理杂乱情况等等。
会议室预定系统的作用有： 1.除预定会议室外，还可同时预定额外服务，如：移动工位，餐饮，车辆，桌子安排，会议室预定所需设备和各种资源。 2.与公司的ERP系统集成，计算会议费用 3.从Outlook或通过Web App预定服务 4.生成有关会议室和资源使用情况的报告 5.无需手动更新，系统会实时更新当前日程信息
会议室预定系统可以提高企业工作效率，因为这种会议系统不仅仅节省了人力，同时还提高了会议效率，因此工作效率也会提高，这种管理系统可以提高工作生产各方面效率，对于企业来说，时间就是金钱，生产效率提高了，那么就可以节省许多成本。