随着全球信息科学技术的不断发展与进步和“低碳、环保”呼声的愈渐强烈，为适应信息化时代高速发展的进程，我国的会议模式已经开始由“传统纸质会议”向“智能无纸化会议”进行演变。
不论召开何种会议，会议资料的管理一直是会议从准备到召开再到结束当中各个环节的重中之重。而在当前的传统纸质会议模式中，会议资料管理仍处在传统的文档管理方式的阶段。在这种传统的文档管理方式下，每到召开一次常规会议时，负责会前准备的人员都需要依据相关要求将会议资料打印出来并装订成册再归纳好，到会时再将会议资料分发至各参会人员手中。
如何实现和构建无纸化会议系统，各类系统集成商、软件开发公司已经做了很多尝试。无纸化会议系统，首先应该是一套智能会议系统。这里的智能不仅仅是对会议室所用设备实现智能管控，也不仅仅是对会议流程提供智能工具和服务，更重要的是要能够实现会议过程、使用方式、甚至是资料检索、会议决策的智能化。同时会议系统必须适应、兼容信息技术发展的日新月异、软件产品的应接不暇，以及由于互联网、云计算、大数据的出现，使后台数据、信息资源爆炸性的增长而提出的智能决策。