会议室预定系统可以搜集l会议室使用情况，当会议室使用不均匀，存在浪费资源或者过度占用，以及设备不到位情况时，通过该系统都可以进行合理优化，发送信息通知相关人员，大可能地提高工作效率。
会议室预约系统的作用有： 1、从Outlook或通过Web App预定服务，也可以和钉钉、微信等平台对接。 2、 生成有关会议室和资源使用情况的报告，可以导出为EXCEL文档，或者和报表系统对接。 3、 无需手动更新，系统会实时更新当前日程信息 4、可以和会议室的中控系统集成，实现会议开始和会议结束自动打开设备电源和关闭电源等操作。 5、结合体感技术的应用，人离开会议室后，自动结束会议，更高效的释放会议资源。
会议室预约管理系统是指利用计算机网络技术代替传统的人工查询、预约、记录纪要等，提高会议效率，会议质量等，通过互联网后台即可随时在线了解每个会议室的当前资源状态和预约情况，并在线可视化预约会议室，添加与会人员，自动发送会议资料，同时可把预约情况实时更新到会议室门口显示屏幕，并支持会服，合并会议室