学校档案整理的具体步骤分为七步：一步是收集，整理人需要将所有文件收集起来。第二步是筛选，整理人需要将收集的文件按照章程进行一定的筛选。第三步是划分文件的类别和级别，第四步是确定文件的保管期限，第五步是修缮文件的内容，整理人需要根据章程修缮文件缺失的内容。第六步是给文件编号，第七步则是将文件装盒并且编制检索的目录。
“学校档案整理的基本要求 归档材料应当齐全、完整、优化 齐全是指门类齐全，不论是内容还是载体 完整是指归档的材料要完整、不缺损 优化是指仅在数量充分的基础上要求质量优化，具有特色 加强档案调查和指导 保持全宗不可分散性 加强档案工作的标准化“
学校档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。