桌面物品，正前方座次牌，右手正前方杯垫及水杯，杯把向右侧转45度，靠近水杯位置摆放消毒湿巾可不备，左手前方可放置水果或瓶装纯净水，以防领导不喝茶水，正中放置笔记本，笔记本右侧放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。
摆放花卉，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。
清洁卫生，摆放好会议桌和足够数量的会议椅，调整好座椅位置，同一水平线、面对面。订做欢迎条幅，可挂在会场门口，也可在室内适当位置。