智能密集柜无序存放，有序管理，高度智能化。在整个档案存取的过程中，具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，并每列相关液晶显示屏一清晰显示，并发出提示信号，档案员可根据提示信号择优进行存取工作;在存/取档过程中密集架终端将相关信息发送给主控电脑。在档案存放(还库)时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，提高工作效率，达到高度智能化。
智能密集柜作为档案存放的装具，是智慧档案馆的中心设备之一。不止档案馆，在我们日常办公中，利用智能密集架代替传统文件柜存放资料。不仅能充分利用空间，还可提高员工的效率，增强档案的安全性，因此智能密集架也是各大企事业单位用于存档的主要设备。
智能密集柜使用时应注意：一、电源额一定要符合标准，电压不管是太高还是太低都会导致智能密集柜出现问题。二、选择通风干燥处安装。 三、避免一些小物件掉进智能密集柜里面，而且也不要在智能密集柜上面放重量比较大的东西，智能密集柜的周围不要有液体存在。四、下班以及停电或者是长期不会使用智能密集柜的时候，一定要记得关闭智能密集柜的电源，而且要拔下插头。五、如果智能密集柜出现了异响或者是出现什么奇怪的气味，或者是智能密集柜被水给淋湿了，以及智能密集柜的外壳摸上去非常热的话，都要及时时间切断电源，并且请专门维修人员进行处理。
