出租冷库管理系统是基于条码技术或RFID技术，借助PDA手持机扫描货品的条码来完成库内的各项业务的，其中随着扫描结束，相关的作业数据会自动采集同步到系统中，无需人工录入，且确保数据准确。
出租冷库管理系统具有欠费限额功能，企业可以在系统中设定欠费限额上限，如2000元，当货主欠费金额达到2000元时，系统会自动禁止该货主的货品出库，减少冷库的损失，直到货主缴清款项后才能恢复正常。
出租冷库管理系统具有库位平面图功能，平面图上会显示每个仓位的使用率，存放了多少板多少件货品等，库容使用率0%的仓位会用绿色标亮，0%~100%之间则用黄色，超过100%则用红色警示。通过这个功能，冷库库位管理更简便了。