智能档案架从一定意义上来说可以看作是手动密集架的的升级版，由电脑智能控制系统代替了传统的人力，档案的存取更加地方便和人性化。九大智能化操作系统实现了有效的满足使用者的需求。用户可以通过系统直观的看到档案的放置情况，存取更加地智能方便，实现了档案的无序存放，有序管理。可以说智能密集架相对于手动密集架是一种更加节省时间、使用也更加智能化的办公家具。
板材是影响智能档案架价格的基本要素，密集柜都是为了存放档案或资料、图书等，那么就必须考虑到密集柜的承重问题，例如搁板的板材太薄，长期受到压力会产生严重的变形，影响密集架的正常使用功能。一般来说，智能档案架的设计承重应该按照A4纸每层全部放满的总重量来计算，这样的话，承重应该在80kg/层左右，那么至少应该采用1.0mm以上厚的板材。而有些厂家密集架报价是按采用比较薄的(0.7~0.9mm)板材，然后报一个比较低的价格，客户还以为价格便宜，其实板材成本低，密集架承重标准有时达不到要求，使用起来会出问题。
智能档案架作为档案存放的装具，是智慧档案馆的中心设备之一。不止档案馆，在我们日常办公中，利用智能密集架代替传统文件柜存放资料。不仅能充分利用空间，还可提高员工的效率，增强档案的安全性，因此智能密集架也是各大企事业单位用于存档的主要设备。
