智能档案架从一定意义上来说可以看作是手动密集架的的升级版，由电脑智能控制系统代替了传统的人力，档案的存取更加地方便和人性化。九大智能化操作系统实现了有效的满足使用者的需求。用户可以通过系统直观的看到档案的放置情况，存取更加地智能方便，实现了档案的无序存放，有序管理。可以说智能密集架相对于手动密集架是一种更加节省时间、使用也更加智能化的办公家具。
智能档案架无序存放，有序管理，高度智能化。在整个档案存取的过程中，具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，并每列相关液晶显示屏一清晰显示，并发出提示信号，档案员可根据提示信号择优进行存取工作;在存/取档过程中密集架终端将相关信息发送给主控电脑。在档案存放(还库)时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，提高工作效率，达到高度智能化。
智能档案架使用中，要保证安全，需要注意以下几点：1、密集架用于储存资料文件，存放时要避免的单侧承重不均。2、每节存放的物品的重量不超过600公斤，存放时使框体的载荷均匀，受力平衡。3、在人员进入相邻的两个架体之前，必须将两个架体锁定，以防止架体意外移动，挤压伤到工作人员。
