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使用单位有系统竣工图，设备技术资料、使用说明书、调试开通报告、竣工报告、竣工验收情况表等有关资料，建立系统的一套完整技术档案，以利系统的使用和维护。应建立系统操作使用规程，明确值班人员职责，做好系统运行记录和维护图表。
消防维保管理的一般规定现就火灾自动报警系统为例，火灾自动报警系统一旦投入使用，就应该严格管理。系统要有专人负责，坚持24小时值班制度，无关人员不得随意触动。系统的操作维护人员应是经过专门培训，并经消防监督机构组织考试合格的专门人员，值班人员应熟悉掌握本系统的工作原理和操作规程，应对本单位火灾自动报警系统的报警区域和探测区域的划分熟悉掌握。