出租冷库管理系统是基于条码技术或RFID技术，借助PDA手持机扫描货品的条码来完成库内的各项业务的，其中随着扫描结束，相关的作业数据会自动采集同步到系统中，无需人工录入，且确保数据准确。
（1）在出租冷库管理系统的应用下，可以按照一定的规则对冷库现有面积进行合理划分区，为每个区域每个库位贴上特定的条码标签，然后在系统上录入相关数据，方便日后库位维护和管理。（2）在上架作业中，出租冷库管理系统会根据冷库设定的上架策略，为上架员指引较为合适上架的库位，避免人工误判导致商品无序摆放。上架时，上架员只需扫描商品的条码与库位的条码，即可完成二者之间的绑定，方便日后的找货下架。（3）在下架作业时，出租冷库管理系统会按照冷库企业设置的策略，为作业人员提供商品具体的位置，缩短人员行走的距离，减少人工寻找的时间，提升作业的效率，降低人力成本的使用。
出租冷库管理系统具有库位平面图功能，平面图上会显示每个仓位的使用率，存放了多少板多少件货品等，库容使用率0%的仓位会用绿色标亮，0%~100%之间则用黄色，超过100%则用红色警示。通过这个功能，冷库库位管理更简便了。