智能冷库管理系统主要由计算机软件系统和硬件设备组成。软件系统的主要功能包括出货主资料、出入库管理、库存管理、财务管理、温湿度管理、供应链管理等等；硬件设备通常包括手持终端设备、AGV、自动码垛机等等，其中手持终端设备是系统重要的一个组成部分，通过手持终端，冷库现场作业将更加简便。
智能冷库管理系统具有策略功能，通过灵活设置出入库策略，可以实现智能出入库：如设置了先进先出的出库策略，在出库时，系统就会优先建议人员对先入库的商品进行出库操作，并显示该商品的所在位置；如设置了按ABC分类的上架策略，而在入库上架时，系统就会按照ABC分类原则，给出合适的上架库位建议。除此以外，考虑到租赁型冷库和第三方冷库的服务性，智能冷库管理系统还实现了货主预约出入库功能。冷库的货主只需登录自己的系统账号进行出入库预约即可减少出入库等待时间。
智能冷库管理系统能够大幅度提高冷库的数据处理能力。企业在运营的过程中，总是会产生大量的数据，如何处理这些数据，并从数据中得到有价值的信息，对企业来说是一个不小的挑战。而在冷库管理系统中，由于条码/RFID技术的导入，通过数据自动识别采集，冷库内作业的数据都能够实时同步更新到系统中，系统还能利用其强大的数据处理能力，对这些数据信息进行分析，并形成相关的报表数据，为冷库企业提供数据支持。