在冷库管理软件的应用之下，冷库内的所有作业数据都会自动采集更新到系统中，出入库也不例外。冷库管理软件具有货主端，货主通过登录货主账号，即可实时查看库存总量与变动信息。此外，如货主有使用系统的移动端，也能在移动端上接收货品出入库相关通知。
冷库管理软件是基于条码技术或RFID技术，借助PDA手持机扫描货品的条码来完成库内的各项业务的，其中随着扫描结束，相关的作业数据会自动采集同步到系统中，无需人工录入，且确保数据准确。
冷库管理软件具有欠费限额功能，企业可以在系统中设定欠费限额上限，如2000元，当货主欠费金额达到2000元时，系统会自动禁止该货主的货品出库，减少冷库的损失，直到货主缴清款项后才能恢复正常。