优化档案管理中的检索系统可以从以下几个方面入手。一是完善检索字段。除了文件名称、日期等基本信息外，增加主题词、关键词、文件来源等更多维度的检索字段，例如一份会议纪要可以添加会议主题、参会部门等关键词，方便从多个角度查找。二是优化检索算法。采用模糊检索、全文检索等算法，提高检索的准确性和效率。比如模糊检索可以让用户在记不清完整文件名的情况下，通过部分词汇找到档案。三是建立分类导航。设置多层级的分类目录，如按年度、部门、项目等分类，引导用户快速定位档案所在范围。四是及时更新索引。档案更新或修改后，同步更新检索系统的索引内容，确保检索信息的时效性。