1.硬件设备购置成本：这是最直接的核心投入。
*显示设备：大型会议平板、高清投影仪、大尺寸液晶显示器、升降式或桌面式智能终端（平板电脑或专用会议终端）等。
*输入设备：无线投屏器、专用触控笔、电子白板、支持手写的平板电脑。
*核心设备：无纸化会议系统服务器（用于本地部署）、会议管理系统主机、文件存储服务器（NAS或云存储初期投入）。
*辅助设备：高性能路由器/交换机（保证网络流畅）、充电车/柜（用于设备集中充电管理）、备用电池等。
2.软件系统成本：
*无纸化会议系统软件：购买永久授权许可费或按年/月支付的订阅服务费（SaaS模式）。
*会议管理平台软件：可能包含在系统内或需要单独采购。
*操作系统与应用软件：终端设备（如平板）所需的操作系统（如Windows,Android,iOS）和必要的办公软件（如文档阅读、批注工具），可能需要额外许可。
*定制开发费用：如果标准软件无法满足特定需求（如与现有OA、ERP集成），可能产生定制开发费用。
3.基础设施改造与升级成本：
*网络布线/升级：会议室新增网络点位、升级网络带宽（特别是支持多设备高清投屏）、部署专用高密度无线AP（Wi-Fi6/6E）。
*电力改造：增加电源插座（尤其是会议桌下方）、规划设备集中供电方案。
*会议室环境改造：可能涉及拆除旧设备（如投影幕布）、调整家具布局以适应新设备、安装设备支架/升降机构、改善照明或遮光以适应屏幕显示。
4.实施与服务成本：
*系统集成与安装调试费：供应商或集成商提供的设备安装、系统部署、网络配置、调试服务费用。
*旧系统迁移/数据初始化费：将历史会议资料、用户信息等迁移到新系统的费用。
*培训费用：对管理员和最终用户进行操作、管理、维护的培训费用（可能按场次或人数计费）。
5.运维与维护成本：
*硬件维护费/备件费：设备保修期外的维修保养费用、购买备用设备或关键备件（如电源适配器、触控笔）。
*软件升级/服务费：年度软件升级服务费、技术支持服务费（SaaS模式通常包含）。
*云服务订阅费：如果采用云存储、云会议功能等，需持续支付订阅费用。
*耗材费用：虽然无纸化，但可能仍有少量打印需求（如最终签字文件）、触控笔笔芯、屏幕清洁用品等。
6.间接与隐性成本：
*内部人力成本：项目规划、选型、协调、内部测试、推广所耗费的员工工时。
*过渡期效率损失：员工适应新系统过程中可能出现的效率暂时下降。
*风险成本：系统故障导致会议中断、数据安全风险等潜在成本（可通过备份、冗余设计、安全投入来降低）。
在进行预算规划时，建议广州欣力高公司详细列出上述各项，并根据会议室规模、功能需求（基础功能还是高级功能如投票、同传）、部署模式（本地化还是云化）进行具体询价和评估，同时预留一定的不可预见费用。