档案整理首先要保持历史联系的关联性
某些档案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发生某些变化,也要对其进行相应的调整。对零散文件的整理,且对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗类档案的分类。整理工作的基本原则是大方向的整理,首先就是必须保持文件之间真实历史的联系,而文件之间历史联系主要体现为文件在其来源、形成、时间、内容和形式等方面密不可分的关联性。因此我们这个原则,首先要保持文件之间这种历史联系以及各个方面的关联性。
档案整理服务的规范性很重要
档案整理服务作为档案整理服务公司全流程服务的首项,相当于后续档案数字化等工作的基础,每一份档案排序、分类、编号须做到零差错,才能确保档案整理服务公司的规范性。在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况,且充分的利用或者尊重原有的整理基础,档案的整理必须便于保管和利用。整理不是单纯的为了整齐;而是要便于保管和利用。
档案整理时应根据实际情况灵活针对性处理
在进行档案级整理时,通常根据档案管理的文件要求,分别按照产品型号、编号、项目、设备型号等分类对这几类档案进行整理,但在具体的整理工作中,常会遇到某一产品、某一设备、某一项目的资料不全,甚少的情况如仍按照上述要求进行分类,会导致档案子类目数量不断增加,数量过多影响档案信息的查找和管理,反而人为地增加了档案管理的复杂性。
档案的历史考证具有相当大的实用价值
立档单位和全宗历史考证,对档案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制订可行性整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据。如对该全宗及其各个部分档案的整理要求如何确定,采取何种方法等等,均应在研究全宗材料实际情况的基础上确定。较为详细的历史考证,不仅是档案整理的整个过程中一种必要的参考材料,它对判定文件所属全宗,考证文件日期等,也都有辅助作用,而且对日后进行档案价值的鉴定工作、编制检索工具和利用档案,也有一定的参考作用。质量较高的历史考证,实际上是一种颇有实用价值的工具书。
以上信息由专业从事干部档案整理外包的北京中泰德信于2024/6/26 12:09:00发布
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