档案数字化工作的实质是如实转换
档案数字化整理工作的实质就是如实转换,无论是扫描、翻拍还是模拟转数字,其中心就是将原始档案拷贝至另一种载体形态之上,并保证内容、信息结构不变,完整和安全,同时便于查找和利用。
档案数字化前期整理工作的规划及实施应以此为出发点。档案数字化前期整理工作主要包括三个部分:一是建库,二是实体整理,三是过程记录及整理。建库是数字化成果利用和发挥效用的基础,实体整理是保证质量的前提,过程管理是维护档案安全与完整,明确责任的重要环节。
不同类型档案整理的标准共同点是都需要规范性和完整性
档案的整理标准需要结合档案的类型来确定,不同类型的档案有不同的标准,有些有标准,有些没有标准。比如行政案卷,国家没有统一的标准,整理的重点是组卷排序、检查法律文书的规范性、手续的完整性。
中泰德信公司整理的纸质档案;无论是老旧档案还是近期档案,无论是常见的文书档案、人事档案、会计档案、科技档案等,还是罕见的地质档案等均有丰富实践经验。
档案的文件材料整理需要科学和技术
文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的,是一项技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过档案收集工作集中到档案馆,只有经过科学整理,使零散的文件资料实现条理、秩序,并将其中的关键成分通过整理凸现出来,才能有效地提供利用。因此,文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。
档案的历史考证具有相当大的实用价值
立档单位和全宗历史考证,对档案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制订可行性整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据。如对该全宗及其各个部分档案的整理要求如何确定,采取何种方法等等,均应在研究全宗材料实际情况的基础上确定。较为详细的历史考证,不仅是档案整理的整个过程中一种必要的参考材料,它对判定文件所属全宗,考证文件日期等,也都有辅助作用,而且对日后进行档案价值的鉴定工作、编制检索工具和利用档案,也有一定的参考作用。质量较高的历史考证,实际上是一种颇有实用价值的工具书。
以上信息由专业从事档案整理软件的北京中泰德信于2024/7/25 10:10:54发布
转载请注明来源:http://m.tz1288.com/qynews/bjztdx-2791378139.html