档案整理服务内容包括哪一些内容呢?
在正规条件下,我们的档案整理工作分为档案室接收文书部门和业务部门,各部门分工合作按照归档要求整理归档的文件或者是案卷。档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理、移交的文件和案卷。
正常条件下,档案室和档案馆的档案整理工作主要是对所接收的档案在更大的范围内进一步的系统整理,比如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工。另外呢,会针对整理不善的档案进行局部的调整,档案馆和档案室对已整理入馆,如实保存的档案,经过管理、实践的检验或专门的质量检查,要对其中不符合要求的档案进行一定的加工,以提高整理的质量。
档案整理服务的规范性很重要
档案整理服务作为档案整理服务公司全流程服务的首项,相当于后续档案数字化等工作的基础,每一份档案排序、分类、编号须做到零差错,才能确保档案整理服务公司的规范性。在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况,且充分的利用或者尊重原有的整理基础,档案的整理必须便于保管和利用。整理不是单纯的为了整齐;而是要便于保管和利用。
档案数字化之前的整理工作是非常基础和重要的环节
在档案数字化过程中,前期整理工作直接决定了档案数字化工作的质量。在此次实施的新规范中,增强了数字化前处理部分的内容,包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求。而在实际工作中,我们还可能遇到各种各样的情况,比如档案内容残缺,档案内夹有订书钉、曲别针等金属物。
这些都需要我们在数字化档案进行前做出相应处理。对内容残缺的应及时进行记录,对不宜公开的敏感信息暂不进行扫描,对订书钉、曲别针等金属物应予以拆除等等。总之,纸质档案数字化前处理工作作为馆藏档案数字化,是非常基础和重要的环节,严格做好这一环节的工作,对提案数字化质量和提升数字化档案信息利用效果都具有非常重要的意义。
以上信息由专业从事财务档案整理解决方案的北京中泰德信于2024/8/11 9:36:07发布
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