数字化加工优点

较大限度保管和保护库存档案实体安全，由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高而且档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以较大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

数字化加工操作流程

档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。先后顺序为:调卷〉著录〉拆卷〉扫描〉处理〉质检>装卷〉归还〉备份〉挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。

数据化加工作用

1.提供整理编目、文字录入、OCR认别校对、数据扫描加工、图像处理、文件整理与格式转换、数据库开发与全文检索光盘制作等服务；针对各种图书、报纸、期刊、杂志、档案、图纸、、表单等批量信息资料完成数字化加工。

2.通过档案整理工作，使形成并归档文件材料符合保存要求，也便于档案更好的利用。为确保档案保存质量，在进行档案整理前，对其实体进行鉴定，根据不同结果分别进行抽检、杀虫、修复等处理。

3.随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音和录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。