档案管理软件新形势介绍

将人工智能及大数据技术真正变成档案管理软件的标配

双套制时代，大量的电子档案均是通过扫描纸质档案得来的，即使原生是电子文件的，归档时也需要打印成纸质档案才可以进行归档，然后再通过扫描变成电子档案，这实在是自找麻烦。但单套制朝代，原生即是电子文件，而归档亦即可成为电子档案，我把它定义为原生电子档案。通过扫描形成的电子档案多为图像文件，即使通过识别技术变成矢量文件，也会对档案的准确性带来影响；而原生电子档案则天生即为文本文件这样优势，使得如果不使用人工智能及大数据技术来加强“用”的作用发挥，那简直是暴殄天物，因此利用AI及数据技术实现电子档案的自动分类、聚类、自动关联、内容挖掘将会变得非常容易。因此，我对于新一代档案软件的发展方向之二的判断即：AI及大数据技术将会成为新一代档案管理软件的标配。

如何找到一个好的档案管理系统呢？这个系统又是如何处理档案来确保保密性呢？

综合档案管理系统，30多年来帮助数以万计的企事业单位处理过档案信息化管理的问题，为江西省、市、县人民检察部、罗定市人民检察部、云浮市云城区人民检察部等提供过档案信息化解决方案。

针对检察部关心的档案信息保密性问题，通过物理隔离保障网络安全，四大安全措施保障数据安全，从点到面一步步解决档案信息保密性问题。

1.物理隔离保障网络安全

所谓物理隔离，是指采用物理方法将内网与外网隔离从而避免信息泄露的风险的技术手段。在给罗定市人民检察部处理档案信息化管理当中，就建议检察部使用物理隔离的方式，从网络安全的角度避免档案信息的泄露。

2.四大安全措施保障检察部数据安全

利用错密锁定、账号加密传输、支持SSL网络加密技术等方式保障登录安全；采用与用户工作职能相适应的权限体系，多维度授权、区分阅读条目与内容的权限、支持通用、分类和流程防扩散水印等功能保障档案资料的利用安全。

通过支持数据库存储和文件服务器存储、支持病毒扫描与加密存储等方式保障存储安全；通过用户登录监控、应用操作行为监控等方式确保档案资料在查阅、借用过程中有痕迹可循，保证资料在流通过程中的安全性。

档案管理软件分类

按照体系分类法原理，采用中国档案分类法，并且根据用户的实际情况，将档案分为电子档案、科技档案、会计档案、实物档案、文书档案、档案等各个类型，平台支持对全类型档案进行规范化、数字化、安全化管理，并支持根据用户的实际情况进行定制。突破了原有档案管理系统的管理模式，采用了“档案管理平台+功能全配置”的平台架构，能够根据用户单位的特点，自由地进行档案管理业务定制，提升平台的灵活性和可扩展性，解决了同一部门、不同业务、众口难调的问题，满足了用户单位不断发展和变化的要求