档案管理软件的作用

能够更好地开发档案内容信息

应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

档案管理软件新形势介绍

将人工智能及大数据技术真正变成档案管理软件的标配

双套制时代，大量的电子档案均是通过扫描纸质档案得来的，即使原生是电子文件的，归档时也需要打印成纸质档案才可以进行归档，然后再通过扫描变成电子档案，这实在是自找麻烦。但单套制朝代，原生即是电子文件，而归档亦即可成为电子档案，我把它定义为原生电子档案。通过扫描形成的电子档案多为图像文件，即使通过识别技术变成矢量文件，也会对档案的准确性带来影响；而原生电子档案则天生即为文本文件这样优势，使得如果不使用人工智能及大数据技术来加强“用”的作用发挥，那简直是暴殄天物，因此利用AI及数据技术实现电子档案的自动分类、聚类、自动关联、内容挖掘将会变得非常容易。因此，我对于新一代档案软件的发展方向之二的判断即：AI及大数据技术将会成为新一代档案管理软件的标配。

档案管理系统为现代企业带来的便利

当前，各行各业办公自动化系统的广泛应用产生了大量的电子文件。这些电子文件归档形成的电子档案都会移交到档案部门进行管理和长期保存，并提供利用。而此项业务工作的开展，注定离不开电子档案管理系统。2001年6月，国家档案局印发了《档案管理软件功能要求暂行规定》，但伴随信息技术的发展与新业态的不断产生，该规定已经无法适用于今后电子档案管理系统的开发和应用，迫切需要新的规范出台。2016年底，国家档案局技术部牵头启动了《功能规定》文稿的起草工作，先后组织了10余次研讨会，邀请了国家档案局相关部门、北京市档案局、天津市档案局、清华大学、人民大学和部分技术企业的人士，对文稿的体例、框架、文字以及内容等进行了全方面讨论。经反复论证和广泛征求意见，形成了正式公布的《功能规定》。

博阳大数档案管理系统是根据档案（室）的系统建设指南设计的一款电子档案管理的系统。该系统利用OCR技术对纸质档案数字化副本等图像文件中的字符形状进行识别、文字转换和文本输出、呈现，将提供覆盖档案馆（室）各项工作的全部功能，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研八个业务环节，实现对纸张、电子文件等资料的收、管、用、存等功能。

如何找到一个好的档案管理系统呢？这个系统又是如何处理档案来确保保密性呢？

综合档案管理系统，30多年来帮助数以万计的企事业单位处理过档案信息化管理的问题，为江西省、市、县人民检察部、罗定市人民检察部、云浮市云城区人民检察部等提供过档案信息化解决方案。

针对检察部关心的档案信息保密性问题，通过物理隔离保障网络安全，四大安全措施保障数据安全，从点到面一步步解决档案信息保密性问题。

1.物理隔离保障网络安全

所谓物理隔离，是指采用物理方法将内网与外网隔离从而避免信息泄露的风险的技术手段。在给罗定市人民检察部处理档案信息化管理当中，就建议检察部使用物理隔离的方式，从网络安全的角度避免档案信息的泄露。

2.四大安全措施保障检察部数据安全

利用错密锁定、账号加密传输、支持SSL网络加密技术等方式保障登录安全；采用与用户工作职能相适应的权限体系，多维度授权、区分阅读条目与内容的权限、支持通用、分类和流程防扩散水印等功能保障档案资料的利用安全。

通过支持数据库存储和文件服务器存储、支持病毒扫描与加密存储等方式保障存储安全；通过用户登录监控、应用操作行为监控等方式确保档案资料在查阅、借用过程中有痕迹可循，保证资料在流通过程中的安全性。