档案管理软件的作用和意义一

1、准确反映企业的成长历程

档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门的人有无变动等等都可以从企业档案中找到***。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。

2、防患企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业秘密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。

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档案管理软件意义

档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。

随着电子政务的不断发展和技术成熟，无纸办公和电子文档的普遍应用，这是现代办公和国际管理发展的必然趋势，根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范，在法律规定允许范围内，电子文档可直接采用数字方式存档，与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库，便于资源共享。

档案管理软件规范五

1.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

1.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。

1.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或***物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

1.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

1.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

1.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

1.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。

1.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。

1.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化***的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。