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档案管理数字化管理的意义

档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着的***性和时效性，它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以數字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。

档案数字化建设可以提供大量及时的信息

档案中包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是真实、可靠、具说服力的历史记录，同时也是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。

当今社会，机构负责人根据档案做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速、及时，社会广大公众对档案信息需要量正不断增加，人们已越来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性。而数字化档案相比传统档案载体来说，既方便获取，又不会对档案原件造成损坏。

因此，档案部门只有尽快改变传统的管理、检索和提供利用方式，不断加快档案数字化建设，才能及时、准确地为社会各界提供利用，进一步实现档案信息资源的社会共享。

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1、数字信息资源的建设

一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调

用身份鉴别

技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库

和文件存储

系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档,

—方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率

·另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。·另—方面通过移交电子文件载体的形式归档。

这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单，更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性

辨别变得复

杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

档案数字化的意义与作用

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术﹑数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

随着社会信息化进程的加快,信息已经成为人类社会活动和经济活动的必要资源。信息技术的高速发展和推广应用使得信息产业成为国民经济中有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。而档案做为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来,档案数字化建设是信息技术发展的必然需求,另一方面国家对信息资源开发重视程度的提高推动了档案数字化建设发展。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求,是档案工作者目前一个非常重要和紧迫的任务。

　　档案数字化建设的意义

 档案数字化建设是实施并拓展现代信息资源共享的必然要求

　　把用户的需求放在位一直是档案工作的目标,但传统的档案服务主要局限于阅览室,然而到档案馆的用户只是所有用户中很小一部分比例。做为一种的社会信息资源,档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件,习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要,也是熟练掌握各种信息工具,习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向:越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户,越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

什么是档案数字化

档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。

档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。

数字化的好处是:检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。

什么是档案数字化综合应用平台?

档案数字化综合应用平台系统采用J2EE体系，应用模块都采用组件方式实现B/S模式的操作。实现“应用层---服务层---存储层”的三层架构，通过构建内容管理服务层，以XML数据格式为网上档案馆主系统的标准数据格式，在工作流引擎的支持下，接受系统客户端或其他系统的进行双向交互，通过WebSphere中间件等中间层访问Content Manager底层存储系统，进行相应的业务处理。

办公自动化系统采用Lotus Domino 作为系统服务器软件，随着时间的推移，Lotus Domino上的数据量逐渐增加，可以将Lotus中的部分占据空间的数据，如影像文件、压缩文件等通过 Lotus存储到内容管理平台中进行备份和归档，从而节省Lotus Server 上的存储空间，提高Lotus Server的响应效率。

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