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谈档案管理数字化的意义

随着社会信息化进程的加快，档案管理数字化势在必行。档案数字化管理是一个新生事物，相对传统管理而言，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

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谈人事档案管理工作的重要性

1、总之档案工作的实践，向我们提出了一个很尖锐的问题：一方面要求我们把档案长期保管下去，为了维护集体和个人历史真实面貌服务；另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件道远的工作。

2、档案管理工作的任务

维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案管理工作中心任务，这是因为档案管理工作这个环节，是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案管理工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不得因素作斗争的工作过程。简言之，档案管理工作也应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。

档案管理工作的具体任务是：

（1）防治档案的损坏

要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门的有的放矢技术措施和方法，大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在小范围内。

（2）延长档案的寿命

档案保管管理工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

职工档案管理的发展趋势

在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和就不能转走，那么，既便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位职工档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段。市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，宜采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。