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如何更好的优化会议室预约管理平台

1.显示数字标牌的时间表

对于您的员工和访客来说，没有什么比在会议之前到达而由于缺乏足够的指示而无法找到会议会议室更令人沮丧。在入口处和大厅使用数字标牌，以显示您的活动时间表，包括会议室名称和开始时间，以改善与会者的体验。您还可以使用屏幕显示来宾欢迎、演讲者简历和其他与会议相关的内容。这一切都可以缓解压力并提供更积极的共享体验。多媒体会议预约系统方案

2.安装会议室标志

如果您正在寻找会议室或寻找会面地点，数字会议室标志可以提供帮助。共享空间外的这些小屏幕可以显示该会议室当天的日程安排，因此人们知道他们是否在正确的时间出现在正确的位置。几乎所有的数字会议室标志都与您的日程应用管理程序连接，以便从中央来源提取日程安排，有些可以让您在标志上订会议室。较新的E Ink标志无线、轻巧且价格不贵，它是酒店空间的绝l佳选择。只需确保您选择的任何会议室标志都可以轻松地与您的日程应用管理程序集成，并且它具有诸如加载的文件系统和安装模板之类的构架附件。多媒体会议预约系统方案

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1.使用可用灯

如果您正在购买数字会议室标志，请确保您购买的型号内置可用灯。这是一个简单的屏幕或外部指示器，可显示会议室繁忙还是开放。对于拥有多个会议室的大型会议区或会议中心而言，这是一个很好的工具。这样，如果有人在紧要关头寻找一个开放的会议室，他们可以简单地扫视下大厅，看看是否有灯都是绿色的。如果您的会议室标志支持他们在屏幕上预订，他们可以在那里立刻占用会议室。多媒体会议预约系统方案

2.显示消息播放列表

如果您有数字标牌系统，为什么不将它与会议室标志结合使用？如果您可以将消息清单从中央源推送到会议室标志，这样可以让人们很简单地了解谁可能整天都在会议区域。这样，当他们休息时，他们可以看到你所有重要的公告，所以他们不会错过。在许多情况下，您还可以使用紧急超控将警报推送到会议室标志，以防天气恶劣或受到威胁。如果您无法将数字标牌播放清单发送到会议室标志，则可以发送基本图像，如PowerPoint幻灯片或JPG，达到相同的效果。多媒体会议预约系统方案

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1.显示取消

正如我们上面提到的，如果他们有足够的通知，您会希望人们在您的应用中取消会议。这样，所有与会者都可以收到通知，会议将清除他们的日程安排。但是如果会议在zui后一刻取消，请考虑修改名称。这可以是一个很好的方式来吸引那些可能在参会之前没有检查过他们的电子邮件的与会者的注意力。zui佳做法是显示与会议同一天发生的任何取消。多媒体会议预约系统方案

2.发送提醒

每个人都很忙，可能没有记住明天的日程安排。为活动设置电子邮件或日程提醒可以帮助主管部门和与会者保持正常运行。请务必在提醒中包含与原始邀请相同的所有会议信息，尤其是在邀请结束后的一周内。关于位置和开始时间的详细信息可以帮助每个人按时到达，议程可以让人们知道会发生什么，以及如何准备他们可能需要涵盖的任何主题。此外，有人可能会有双重预订或临时变更的项目，并需要在收到提醒后重新安排。多媒体会议预约系统方案

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会议室使用常见问题

缺乏统一安排调度，使用会议室只能靠运气，或者在门口守着；

不知道那个会议室空闲，只能够一间间寻找；多媒体会议预约系统方案

定好的会议室，结果被别人占用，因为不知道因有人预定；

正在开会，总有冒失鬼闯入，看看是不是空闲。

会议室预约管理系统的功能与特色

显示终端采用嵌入式系统，稳定性，可长时间持续工作；***性好，可断电自动恢复，防病毒，放黑l客攻击；

终端设备可实现远程统一挂历，远程控制显示内容，可远程开关机或定时开关机，远程进行音量控制和软件升级；

显示器终端采用分体式或一体式设备，支持有线和无线，可根据客户需要灵活选择；多媒体会议预约系统方案

系统具有良好的扩展性，能够兼容OUTLOOK、NOTES以及其他OA办公系统接口，延续客户使用工作习惯；

能够与门禁、刷l卡等系统对接，实现无人值守和会议签到等功能。