健全、完善科技档案数字化管理制度，档案数字化管理工作离不开制度支撑，制度化和规范化管理制度是档案工作得以顺利开展的重要保障，

档案部门应从档案数字化管理的需求出发，结合组织结构、工作需求制定配套的档案管理制度，做到明确档案数字化管理内容、明确各级管理人员责权、明确奖惩措施，并实时结合工作实际不断完善管理制度，优化工作流程，增强管理人员责任意识，以便提升档案数字化管理工作实效，顺应数字化发展大趋势。

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通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止拷贝打开。

通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

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电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值

电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。

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及时给档案固定存放位置，是会计档案移交费用工作的原则。但是按照目前的管理方式，照片会计档案移交费用多年定不了位。

原因是，按照照片内容分类、装本、上架，由于难以预测此类目下还将有多少照片，所以常常是在很长时间后重新整理时（多年来照片档案馆是按照五年一个断代整理的）才能定位。