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因为服务商的不同，彩色打印机其服务方式和质量也不尽相同。判断打印机的新旧程度打印机的新旧程度直接影响到它的工作质量和您需要支付的押金。一台老化的打印机难免出现种种问题，虽然服务商免费提供维修服务，但也多多少少影响到您的正常工作。目前市场上用于租赁的打印机新旧程度不一，大多是7成新。

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使用的纸张纸张的品质克重纸张类型均能影响到复印机的使用。如果纸张上纸屑过多，这些纸屑便会附着在复印机的关键部件上，纸张太轻或太重，都会导致纸张在纸路上不正常的运行，如果使用的纸张不是以纸浆为主要成分的中性复印纸，则根据纸张的材料特性差异，影响复印品质或感光鼓，显影剂，定影上下輥，转印带，输纸轮等零件的实际使用寿命，因此用合适的纸张，对复印机的保养使用是必要的。复印机在复印时务必关掉其前盖，以防止尘土或别的硬实的物件进到机身阻拦复印机小轿车的运动，形成多余的常见毛病。严禁带电插拔复印电缆线，那样会破坏复印机的打印口及其PC的并行口，比拟严重的以至会热击穿PC的主板接口。

在现代办公环境中，复印机往往是使用频率较高的公共设备。一般的，在单位使用复印机应当遵循先来后到原则，如果后来的同事文件比较急或者文件数量比较少的话，可以让同事先复印。在单位一般不要复印私人的资料，这样不仅会影响自己的印象，还有可能让同事认为你是贪图小便宜的人。

使用完毕后，不要忘记将原件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，给你自己带来不便。使用完后，要将复印机设定在节能待机状态。在办公室如果碰到复印机无碳粉或者卡纸等情况，能自己解决的要及时解决。而不知道如何处理时，应请人帮忙。不要悄悄走掉，把问题留给下一个同事。因为悄悄走掉会让人觉得你不为别人着想，遇到困难和责任不敢承担。

彩色打印机数字复印机是通过激光扫描数字化图像处理技术成像的，它既是一台复印设备，又可作为输入/输出设备与计算机以及其它办公自动化(OA设备联机使用，或成为网络的终端。因此，随着人类社会信息时代的到来，数字化技术将会更广泛地应用于人类社会生产生活的各个方面，数字复印机也必将成为复印设备的主导产品。