当货物在安排拖车运输前（或者运输同时），出口商需要提供出口报关所必需的报关资料（外汇核销单、出口合同、、装箱单、报关委托书、以及根据货物所受国家海关监管出口需要的证书：如许可证等），也有些没有进出口权利的出口商可以通过贸易公司代理出口，由他们提供上述文件及办理后续结汇收款及退税的手续。甚至有些出口商可以不需要退税，直接买份出口核销单及报关资料报关出口，自己解决收款问题。

报关公司将装船单上的内容（主要是16位数的运输工具号码及10位数的提运码），通过海关允许的录入公司，正式向海关的报关电脑系统申报出口（请注意，海关只承认当海关的电脑报关系统接收到申报时的时间为报关时间，之前这么多环节只算是准备环节，因此海关要求的“提前24小时申报”指的是在某条船截关前的24小时要向海关报关电脑系统申报，当然这个要求不太实际，因为有时路途运输问题、货物生产时间问题、报关资料交接问题等都有可能导致赶船的情况出现，常见的马上到期，而货物刚刚好才生产出来，运到码头时当天就要截关。

填表注意说明：（1）受托代办退税的综服企业情况中纳税人识别号应与外贸综合服务企业在其主管税务机关办理出口退（免）税备案时所提交的信息一致（可以在签署外贸综合服务合同（协议）时向外贸综合服务企业索取与明确），否则无法完成备案。

（2）备案情况中的代办退税银行与账号的填写应与事先签署外贸综合服务合同（协议）时代办退税的银行和账号一致，一般采用外贸综合服务企业的银行账号，并且与外贸综合服务企业在其主管税务机关办理出口退（免）税备案时所提交的信息一致，否则无法完成备案。

（3）备案情况中外贸综合服务合同（协议）号码应据实填写，与留存备案的合同（协议）资料一致。

（4）与多家外贸综合服务企业同时签署外贸综合服务合同（协议）的，《代办退税情况备案表》可以填写多行，一次性将多家外贸综合服务企业的信息同时备案。