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不要用手直触摸摸磁带、磁盘、光盘等载体，应带非棉制手套操作；不要使磁带、磁盘、光盘等载体触摸不清洁表面，如地上、桌面等；装具应洁净无尘；库房地上不该打蜡、铺地毯；吸尘器的排出气应通向相关容器或库房外；库房中阻止运用打印机；控制好风压，让库房坚持为正压，减少尘埃对环境的污染，库房中应无腐蚀性气体，并确保通风良好。

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留心防水与防火存放载体的库房内的设备要防止水淹，磁带（软磁盘）架很低一层搁板应高于地上30厘米以上。存放载体的库房及装具应运用耐火材料，库房内及邻近不得有危险物品；库房内禁止呈现明火；库房中应具有有二氧化碳型灭火器；库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放规整，不能有路障；对重要档案应专柜存放。

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公司档案信息化标准工作的实质就是如实转换，无论是扫描、翻拍还是模拟转数字，其主要就是将原始档案模拟至另一种载体形态之上， 并保证内容、信息结构不变，完整和安全，同时便于查找和利用。公司档案信息化标准前期整理工作的规划及实施应以此为出发点。公司档案信息化标准前期整理工作主要包括三个部分：一是建库，二是实体整理，三是过程记录及整理。建库是数字化成果利用和发挥效用的基础，实体整理是保证质量的前提，过程管理是维护档案安全与完整，明确责任的重要环节，三者缺一不可。

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