档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影 （录音或录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。
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近年来随着科技的快速发展，OCR识别技术不断提升与完善，越来越多的档案信息化领域的技术人员对其在档案管理软件实际应用中的重要性有了较高的认识，并逐渐开始在档案软件中应用OCR识别技术。 目前国内的档案管理软件供应商中能够提供高水准OCR识别技术应用的不是很多，未来还有很大的发展空间。随着此方面技术的不断完善，必定会给著录带来质的飞跃。那么，档案管理软件中 OCR 识别技术应用到底能够给档案管理工作带来哪些便利呢？
1、节约档案著录工作的时间 根据测试得到的数据，现在利用OCR识别技术后，档案管理人员人均每天能够完成400~500页的扫描著录工作，待ocr识别技术在档案领域应用进一步成熟后，著录工作效率预计将提升30%左右，从过去的繁琐著录到未来的便捷著录仅仅是时间问题。 2、著录准确率将大幅上升 现阶段人工著录准确率并不乐观，在原始档案质量好的情况下，准确率能达到90%以上，如果原始档案质量不好，准确率大致在70%~80%之间，而且后期大量的校对工作也会给档案工作带来不少的麻烦，而在应用ocr识别技术后，再加上后期人工的校对，使著录出错率控制在2%以内。 3、OCR识别技术使工作流程更加合理、进一步减少著录及后期校对所需的时间，使档案著录工作流程更加紧凑合理，由于以往档案工作者在著录等基础工作上花费了太多的时间，从而忽视了档案的利用工作，而整个工作流程改善后，就可以在档案利用上下大工夫，增强档案信息服务的价值。 在档案管理领域里，利用奥普OCR识别技术辅助著录只是档案系统中集成新技术的一个实例。
档案数字化顺应了档案管理的发展
档案数字化具有更为明显的优势，其不仅容量较大，而且易于保存，能够节约大量的档案储存空间和成本，而且数字化档案更便于查阅，能够快速检索到所需要的档案信息，在档案利用时不受时间和空间制约，给档案需求者带来了更多的便利，同时也现档案管理工作的发展相适应。
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