1、可以考虑以午宴作为开始。如果在下午举办活动是个不错的选择，可以以自i选午餐作为活动的开始，这样就可以使多数与会者在活动开始时准时到达。这样做的不足是很难准确预测按时参加午宴的人数，所以配备多少食物也是个难题。
2、不要取消晚上的活动。是否取消晚上的活动是值得做个市场调查的。这样就可以看看有多少潜在的会议代表认为这种晚上进行的半天会议是完全可以接受的。例如，会场策划布置，忙碌的职业人也许发现可以早点过来参加这个活动。注意不要忽略有家庭责任的人，比如需要接孩子回家的人。与此同时，晚上也更容易找到合适的、能负担得起的场地--比如大学或学院的教室，它们空着也是空着，而且晚上可以停车的地方也很多。同样，由于有人会直接从工作的地方赶来参加活动，安排些茶点也是很合情理的。
会议会场的布置，会场策划公司，对于成功举办一场会议起到极为重要的作用。因此，在会议前期，就需要根据会议的类型及会议选择的场地进行合理布置，打造一个高i端大气的会议举办场所。一个会议室到底能坐多少听众，许多的酒店会采用计算机技术来完成设计，一般应用的软件包括:PCMA、MeetingMatrix和RoomViewer等。PCMA是***会议管理协会的简称，他们设计了一种激光设备对会议室进行测量，打印平面图，进而确定会议布置空间的大小。经PCMA测量和核定了座位数量的会议室可以在广告上使用PCMA的印i章。
在一个严肃的会议上，座位是身份和地位的象征，不可随意乱坐。按国际惯例:右手边为七为主为大，左手边为下为次为小;距离主位越近，其席次和席位就越高;距离主位越远。其席次和席位就越低。
根据这个原则，可以将座位进行编号，座位编号的方法是:首先确定主i席台上是否放置座位，一般规格较高的会议可在主i席台上安排主人和重要嘉宾就坐，***嘉宾位(或主人位)通常位于主i席台的正中。其次确定会议主持人座位，主持人座位可以靠近演讲台，以方便出入。
然后再确定其他嘉宾和VIP听众座位。有时会议嘉宾没有分成三五九等，则可随嘉宾的意愿落座，主办方不用特意安排。***是编排一般听众座位号，如无特殊要求.可让听众随意选择座位。
中小型的会议室，展会会场策划，特别是酒店里的会议室地面通常会铺设地毯，这一方面是为了美观，合肥会场策划，另一方面可以降低行走时发出的噪音。大型会议室在主通道和主i席台上铺设地毯，地毯颜色以红色为主，其目的是提升会议气氛。
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