在转移档案柜时，切勿用力在地上拖拽档案柜，应悄悄抬起，以免底漆磨损。否则，一旦漆层磨损，钢制档案柜就简单生锈，特别是底部简单受水分的影响，影响档案柜的运用寿命。对密档案柜普遍用于：机关、企事业单位、档案室、办公室、样品室图书馆、档案馆等寄存各种文献材料、档案、人事财务凭证、货物规格的文件材料等。每组档案柜首尾两列装有锁动装置,其余移动列均装有锁紧制动装置。主控列面板装有总电源控制锁，需输入密码后方可开启，若三次输错密码，则系统自动切断电源并发出报警，电脑操作需输入口令才能进入系统保证库房的安全。

确保档案柜的经济作业，如下降润滑油油耗、部品消耗等；削减档案柜部件的前期磨损和不正常损坏，延伸部件和整机的使用寿命。在平常对档案柜的使用过程中，要尽量避免档案柜与尖锐物品的接触，如果刮花了档案柜的表层，一是影响档案柜的美观，二也更加容易使得档案柜给空气氧化、生锈等。每列的接触均有密封装置，顶部有防尘板，底部有防鼠装置，因而具有良好的防尘、防鼠、防潮功能。

搁板与有扣勾的支承板，组合后平整牢固，层与层的间距根据需要可自由调整。架体摇动时轻便无阻力和响声, 牢固、美观大方，且干净整洁。档案柜的设计理念根本的就是将空间大化利用进而达到档案存储量大化，一般情况下大于15立方的密集架能够实现档案存放量相当于传统文件的五倍之多，空间利用率达到80%。档案柜要放在室内，还要考虑和室内的搭配；另一方面，档案柜的外观设计，也能体现档案柜生产厂家的水平。

档案柜是属于办公家具系列的一种家具，顾名思义，也就是用来保存档案资料的一种柜子。档案柜存在的优点是能够有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，很好的起到保存档案的功效，而且搬运挪动便利。档案柜是比较传统的一种保存档案的装具，通常是指带有盖子的箱子和有门的柜子，一般以木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。了解档案柜的材质极为重要，对于好的档案柜一般选用可塑性好的冷轧板(残次的产品则选用热轧板--铁皮)。其厚度为0.7毫米以上(一般情况下低于此厚度，轧板容易变形)。