利用会议管理系统，可以方便的通知参与人员和辅助部门，根据用户的工作流程自动完成会议及会议室管理，简化了会议室管理，灵活调度手段可以即时进行会议室预订，并且自动通知和与会者确认。会务管理系统不仅可以对会议室进行预订，还可以对会议室资源，饮食和其他系统发送通知，让大家都在同一界面上操作，消除混乱并节省了时间。

配套的显示终端，不仅可以直观明了显现各种会议信息，还可以进一步提高办公室整体格局的水准，营造更加未来化的办公环境。

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会务管理系统是基于移动通讯技术设计，把手机短信服务和会议管理业务过程结合起来，充分利用短信快捷方便的特性，实现部门内部的会议通知、远程报名、短信催发、座位排序等业务的电子化、信息化和自动化，各与会人员在收到会议通知后，可通过手机短信或者在网上远程直接报名参加会议，方便，省事。对于没有发送成功的通知短信，将持续、定期发送短信，直到确认发送对象成功收到短信。i系统根据预先设定的规则，对与会人员进行排位，即方便，又可避免人工排位可能出现的错误。