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会议/会展需要准备哪些工作?

根据会议要求,会议会场的布置,包括会议会展的会标,灯光,多媒体,电源,桌椅,茶杯,广告牌和各个服务的安排都要落实到位。

根据酒店或者其他会议场所提供的房间状况表,在报到前就应该确定房间,选定和领导入住的房间和楼层。一些细节上的问题也不能忽视,比如说房间类型,需要放的水果,点心和其他卫生及特殊的安保工作。



提前检查菜单和其他服务状况,提前检查餐厅卫生,餐具必备品和完好程度,检查桌椅数量和摆设,确保准备完整。提前调整宣传设备的摆放和位置,会议期间的摄影设备和摄影人员的搭配要及时到位。电源的安全,确保会议开展道路的通畅,加强楼层和门卫等处的检查,增加安全隐患的意识。为避免个别代表和领导的异常状况,应成立组或者是生活服务小组。会议散场和为防止意外发生,应该在大厅、楼层、餐厅、会议室和电梯表示箭头,和安全出口。


确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。

1、 确定会议目的及内容。

2、 确认主要是否有空,确定是否和重要工作有时间上的冲突。

3、 确认会议场地是否能满足会议需要,如外定酒店会议室,提前联系酒店。

4、 向财务中心申请会议经费预算。

二、确认会议主要负责人,确认会议主持人,确认邀请参会嘉宾和领导 名单,确认参会人员名单。

三、会议负责人安排会议议程。

1、 确认会议主要流程及各发言人内容。

2、 控制会议时间,安排会中休息。




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