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会议/会展需要准备哪些工作?
根据会议要求,会议会场的布置,包括会议会展的会标,灯光,多媒体,电源,桌椅,茶杯,广告牌和各个服务的安排都要落实到位。
根据酒店或者其他会议场所提供的房间状况表,在报到前就应该确定房间,选定和领导入住的房间和楼层。一些细节上的问题也不能忽视,比如说房间类型,需要放的水果,点心和其他卫生及特殊的安保工作。
确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。
1、 确定会议目的及内容。
2、 确认主要是否有空,确定是否和重要工作有时间上的冲突。
3、 确认会议场地是否能满足会议需要,如外定酒店会议室,提前联系酒店。
4、 向财务中心申请会议经费预算。
二、确认会议主要负责人,确认会议主持人,确认邀请参会嘉宾和领导 名单,确认参会人员名单。
三、会议负责人安排会议议程。
1、 确认会议主要流程及各发言人内容。
2、 控制会议时间,安排会中休息。