会议活动布置策划的签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的--回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人--工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

                                                      会议活动布置策划如何做好前期准备？

1：初步策划/预估预算

初步策划：首先是你活动的目的是什么？造势策划执行过多场500余人的活动，涉及接引、住宿、例会、晚宴、表演，等环节，此档次年会预算总费用在50W起步，会议活动布置策划价格，大部分费用是场地的住宿、例会餐饮；预算：你要达到什么样的效果？这个和你预算有很大的关系，预算多，能折腾的样式的也多，作为甲方你需要对接的就是本公司负责人，再联系酒店和会议策划公司做出阐述活动大概规模结合三方建议估出大概预算上报审批；

2：后勤人员组织和时间安排

做出具体工作职责表和时间进度表，留有足够的时间准备，大型会议建议提前30天准备，给活动视觉设计留有足够的时间，并且通知会议策划公司，河北会议活动布置策划，把场地物料布置和表演部分外包出去；一定要有书面执行方案，总负责人，责任到人，定期例会通报进度。

3：酒店选址

参考多家市内同档次酒店，并逐一实地调研，建议参考交通的便利，离市中心区远的酒店；而且理想化的是能试吃试住，酒店定好后带深圳会议策划公司实地测量场地，并和公司行政部门确定与会人员名单，交于深圳会议策划公司设计邀请函，并送出。

4：会议物料布置和与会用品采购

这两个可以交给的会议策划公司和公司采购，

5：会议执行

提到两天多开彩排会议，保证随时有问题随时有人解决，会议活动布置策划方案，其实以我个人的经验来看，只要前期策划方案做的够详细，中间执行环节不拖延，基本上没有太大问题。

会议活动布置策划应注意的问题

1、进行必要的现场模拟。从经验看，我们应该非常重视计划方案的现场模拟。我们看到一些协会的活动，都存在这样的问题：计划很好，但是由于缺少演练或彩排，在操作过程中出现很多问题，违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以，在原则方案确定以后，还要进一步进行现场模拟。 　

2、实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序，这在活动中其实就是对细节的把握和处理。 　

3、方案培训。在大型活动里，为了保证活动参与人员的素质，进行培训显得尤为重要，这样不但保证了活动的质量，而且会极大地调动活动参与人员的积极性，使其感觉到参加活动的意义在于学习和自身素质的提高，更重要的是维护了社团的声誉和影响力。比如音乐爱好者协会、舞蹈协会、风行吉他社、演讲与辩论协会、各球类协会在举办活动的时候都可以进行培训，会议活动布置策划价格，同时培训还有一层意思是是对活动工作人员培训，假如参与的工作人员不了解全局的策划意图，他们就不能为大型活动策划实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行方案培训，只有知情才能出力，这些往往以讲座、专门辅导、召开会议等进行。

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