档案管理：建设系统工程，实现信息共享
电子档案建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。它是一个硬件和软件系统。由于每个企业在日常工作中每天都会产生大量的文本文件，需要记录和保存，系统应采用双服务器、磁盘显示和存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应建立合适的文件查询系统，通过触摸屏查询和网络上的文件传输，达到资源共享的目的。此外，电子档案管理的类别应细分为作业目的管理、系统环境管理、档案分类管理、在册目录管理、企业分类管理等。从而从机制上提高企业信息共享能力。
档案管理针对企业办公自动化系统与数字档案管理系统多方面对接的问题，作者建议在查询接口程序中增加档案查询功能，实现与现有财务系统OA系统、人事管理系统的无缝集成。
档案管理加强电子文件归档管理，提高了档案信息化管理水平。根据档案管理要求，对不同类型载体的档案(如纸质档案和照片、声像档案)进行数字化处理和转换，加强本单位电子文件的积累、鉴定、著录和归档工作，确保生成的具有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管和利用的技术方法，制定电子档案管理办法。要稳定档案工作者队伍，提高了档案工作者的职业素质，档案工作者得要从杂家转向专工人士。人的因素是保证档案系统现代化管理有序、正常、可持续发展的主要因素。