档案管理系统让档案存放更便捷
档案管理的保管期限固定为长期和定期。一般分为30年和10年。许多定期保存的文件过期了。由于文件的重要性，决策者往往很难下定决心销毁它们。因此，大量本该以碎片和回收纸浆形式存在的文件仍完好无损地躺在档案室里，占据了未过期文件的宝贵空间，让人既纠结又麻烦。如果这种情况发生在您的档案室，请查看泰伯文件提供的两个提示：
一种方法是把它们从货架上堆放下来，按类别装在盒子里，并做好明显的标记，防止搜索；
另一种方法是找一个合适的外包服务商，委托出去；
因为外包服务商有集中存储空间，价格便宜，不用自己搬运。一旦查到外包服务商提供的服务，也能保证及时送达。而且过期文件的访问率一般都很低，所以托管存储的成本会比过期前访问率高的文件低很多。所以没必要让销毁期的文件占用宝贵的归档空间，但是你可以花高成本自己建仓库或者托管未过期的文件，你把鸡肋给别人会容易很多。
方便社会各界利用档案，满足社会对档案的需求，是档案工作的根本目的。档案管理是检验档案工作成效的重要标准，是保障档案工作发展的重要条件，是档案工作基本原则的发展，是我国档案工作改革开放精神的体现。
中国档案工作基本原则的三个组成部分是辩证统一的有机整体。
领导统一分级管理是重点。没有它的组织保障，就不可能有档案的完整性和安稳性，也难以达到方便社会各方面使用的目的。
维护档案的完整和安稳是手段，否则，就不可能有档案的便捷利用。