汽智广告（广州）有限公司——会议庆典活动会务会展服务

前期准备1、制定筹备方案。明确会议名称、时间、地点、参会人员、议程、责任分工、摄影、摄像、着正装及其他。2、联系会场。根据参会人数、会议内容及形式确定。3、确定参会人员。通知参会人员时，明确主要领导、分管领导。单位正职为县组成员或副处级干部要特别注明。4、责任分工。明确分工，各种会议材料准备要明确责任人。会务会展服务

座位安排。公务会议的座次安排一般分为两种：一种是设台的座次安排，一种是不设台的座次安排。

设台的座次安排又分两个区域，台的座次和听众席的座次。台的座次通常按职务高低来确定，其原则是，前排高于后排，会议庆典活动预算方案，中央高于两侧，左座高于右座。听众席常用的排法有：按职务高低排列，或按单位的序列排列等，原则与台上的排法相同。具体排法可根据会议的需要而定。会务会展服务

不设台的座次安排，首先确定会议的座位，一般是面对会议室正门的正中间位置，或是背依会议室内主要景致的正中间位置，其他与会者在其两侧，先左后右、再左再右依次循环排列。东莞会务会展服务

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3、设备租金

这里的设备指的是一些比较特殊的设备，一般我们开会常用的设备的费用都包含在会议场地租金当中了。但是有时候我们需要一些其他的设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、大型会议服务，会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，会议庆典活动布置公司，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向*业的会议服务公司咨询，以便获得*适宜的性*比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。这些都是需要我们额外付钱的。并且这些设备比较精贵，所以在使用的时候还是要保护好这些设备，损坏可是要照价赔偿的，大型会议服务。

4、安保的费用

对于某些有重要人物参加的会议或者大型会议，安保是必须考虑到的一个部分，会议庆典活动，对于会议场地的安全保障工作也是非常有必要的，所以这一部分的费用不能不考虑。大型会议服务

5、其他费用

通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让*业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务*业的支持。大型会议服务

　会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，会议庆典活动策划公司，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。大型会议服务

　　会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

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签到簿、名册

签到簿的作用是帮助了解与会人员的多少，分别是谁，一方面可以使会议组织者查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便与会人员尽快地掌握各位参加会议人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。会议服务费用

3.黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万*笔、板擦等配套的工具也必*可少。会议服务费用

4.各种视听器材

新科技产品，如投影仪、幻灯机、录像机、激光指示笔或指示棒等视听设备，会议服务费用，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用。如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来。有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机

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