在实际工作中随意在档案上进行编注，文物展具展览，由于缺乏科学规划、技术验证和标准规范，在编注的方式、位置、使用材料等方面具有很大的随意性，甚至同一页档案上编注有多组编号，造成档案管理上的混乱甚至档案损毁。常见的现象有档号公章印记扩散造成档案污染、档案号覆盖档案自身信息、重复杂乱的编号等。严格来说，这都应该认为是对档案的人为损坏。

以此来看，随意在档案上编写档号等管理信息是不科学的，也是不允许的。这就与档案有序管理的要求形成了矛盾。实践中，档案工作者通过在储藏柜架上编码结合装具内目录巧妙地解决了这一难题。原因就在于虽然档案不宜多次反复编注，但储藏柜架则可以。因此，档案装具是对档案进行有序管理的重要手段。

储藏柜架在档案馆保护中的特优势

使用装具达成保护档案的目标，文物展具多少钱，技术难度小、投资少，简单易行、效果明显、作用直接。因此，使用装具是保护档案的基本、重要、也是容易实现的手段，在档案保护工作中具有特别优势。相对投资巨大、技术要求高的各种档案事业改革与创新馆库建设、保护技术等而言，合理使用储藏柜架是中小型档案馆(室)实施档案保护的。不仅如此，文物展具技术服务，即便在硬件条件良好的大中型档案馆，文物展具，合理使用储藏柜架仍是档案保护的基本要求。

收纳架的清洁保养

1、养成开门开窗的习惯，保持空气畅通，干湿分离是收纳架的保养方式

2、收纳架表面要经常用柔软的全棉布和清水擦拭。

以保证挂件亮丽的光泽，尽量不用洗洁液清洗，不可使用有腐蚀性的酸城溶液。

3、油漆对收纳架表面镀层具有极大的腐蚀作用，切勿让油漆沾到收纳架上。

4、切勿使用腐蚀性的海绵和含有腐蚀作用、溶解和酸性物质的清洁剂、漂白剂、食醋等来清洗收纳架，因为它们对收纳架表面都有腐蚀作用，会导致您的收纳架表面失去光泽或留下划痕。

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