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会议的程序安排应早做决定，一名经验丰富的负责人会准备一本笔记本或把自己的安排输入到电脑中，把会议中的事项尽可能完全列出，从会议的预算到贵宾爱睡哪种床，从会议室的设施到会议室的空气清新度，从午餐的食物到卫生间的清洁等众多信息都一一分类归档，并及时更新。每条信息的内容分为几个层次，一是事件的名称、二是目的、三是日期、四是地点、五是主办者、六是联系方式。商务会议布置
在正式的商务会议、年会中，公司应该选出Z擅长交际和Z有礼貌的员工以进行接待、登记、帮助等职责，如果公司人手不够，可请*业人士，但一定应对本企业有关了解。参加会议者往往都经过了一段路程的奔波，或许有些疲倦还有点不耐，接待得体会让人如沐春风化解不适感，而不得体的接待却会让人的不适演变为不满。在接待登记时要快，不要磨蹭。为了加快接待速度，在凭票入场的大型会议入口可设两个乃至更多的登记区。如果无票或没带票者较多，可集中在一个登记区处理。接待时Z好是已有来宾名单，直接划勾即可。商务会议布置
装饰元素也是会议会场布置不可或缺的一环。我们可以根据会议的主题，添加一些与之相关的装饰元素，如鲜花、气球、横幅等，让学术会场更加生动、有趣。此外，我们还可以利用虚拟演播室等技术手段，打造视觉效果，让参会者仿佛置身于一个全新的世界。商务会议布置
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签到簿、名册
签到簿的作用是帮助了解与会人员的多少，分别是谁，一方面可以使会议组织者查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便与会人员尽快地掌握各位参加会议人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。会议服务费用
3.黑板、白板、笔
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，南海晚会会场布置，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万*笔、板擦等配套的工具也必*可少。会议服务费用
4.各种视听器材
新科技产品，如投影仪、幻灯机、录像机、激光指示笔或指示棒等视听设备，会议服务费用，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用。如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来。有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机
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会议室的音响效果
为保证声绝缘与吸声效果，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯，窗户应采用双层玻璃，晚会会场布置商家，进出门应考虑隔音装置。
根据声学技术要求，一定容积的会议室有一定混响时间的要求。一般来说，混响的时间过短，则声音枯燥发干；混音时间过长，声音又混淆不清。因此，不同的会议室都有其Z佳的混响时间，如混响时间合适则能美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的效果。大型会议活动布置公司
（三）会议室的布局、照度、音响效果
1、会议室的布局
影响画面质量的另一因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人物摄像将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较适宜，如墙壁四周米黄色、浅绿、桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色，使所提供的视频电平近似0.35V。摄像背景(被摄人物背后的墙)不适挂有山水等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。可以考虑在室内摆放花卉盆景等清雅物品，增加会议室整体高雅，活泼，融洽气氛，对促进会议效果很有帮助。大型会议活动布置公司
从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米左右，人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度。各与会者到监视器的水平视角应不大于60度。大型会议活动布置公司，室外晚会会场布置，所采用的监视器屏幕的大小，应根据会议电视的数据速率，参加会议的人数，会议室的大小等几方面的因素而定。对小型会议室，只需采用29寸至34寸的监视器即可，或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室应以投影电视机为主，都采用背投式，可在酌情选择电视机的大小，Z好将电视机置于会议室前面正对人的地方。大型会议活动布置公司
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